DMS — Fascikla
Fascikla je digitalna arhiva za firme i knjigovođe: čuva dokumente, pretražuje ih po sadržaju (OCR), prati rokove i deli ih bezbedno — u oblaku ili na vašem serveru.
Poseti: dms.narbiz.com↗Obim sistema
Umesto fascikli, mejlova i deljenih foldera koji se gube, Fascikla drži sva dokumenta na jednom mestu, organizovana, pretraživa i sa kontrolom pristupa. Skenirate račun — i odmah ga nalazite po broju, dobavljaču ili tekstu unutar njega.
Posebno je jaka za knjigovodstvene agencije: jedan nalog, više firmi, jasna izolacija i kontrola ko šta vidi. Usklađenost sa propisima o arhiviranju je ugrađena, ne naknadno zakrpljena.
Problem
Dokumenta su razbacana po mejlovima, USB-ovima i papirnim fasciklama. Niko ne zna koja je poslednja verzija, rokovi se probijaju, a kad zatreba ugovor od pre dve godine — sledi pola dana traženja.
Rešenje
Centralna, pretraživa arhiva sa OCR-om, verzijama, rokovima i pravima pristupa. Dokument se nađe za nekoliko sekundi, deli se linkom umesto mejlom, a istorija izmena je uvek tu.
Šta sve ume
Pametna arhiva
Folderi, tagovi, tipovi dokumenata i metapodaci — organizacija koja se sama predlaže pri uploadu.
OCR pretraga
Pretraga kroz sam sadržaj skeniranih dokumenata, ne samo po imenu fajla.
Rokovi i podsetnici
Rokovi čuvanja, isteci ugovora i obaveze — sistem vas podseti na vreme.
Deljenje i pristup
Bezbedni linkovi, prava po korisniku, javna registracija i Google prijava.
Verzije i istorija
Svaka izmena je zabeležena; uvek se vidi ko je šta i kada menjao.
Skladište po izboru
Podaci u oblaku ili na vašem serveru (S3/MinIO) — vi birate gde žive fajlovi.
Arhitektura
Fascikla je multi-tenant SaaS: aplikacija i metapodaci su u oblaku (PostgreSQL), a sami fajlovi mogu da budu u oblaku ili na vašem serveru preko S3/MinIO skladišta. Prijava ide preko sopstvene sesije ili Google naloga.
Za koga je
- Knjigovodstvene agencije
- Mala i srednja preduzeća
- Advokatske i konsultantske kancelarije
- Svako sa puno dokumentacije
Fascikla ide i pod vašim brendom — idealno za agencije koje žele svoj DMS za klijente. Vaš identitet napred, naša tehnologija i skladište iza.
Česta pitanja
Mogu li dokumenta da ostanu na mom serveru?
Da. Fascikla podržava S3/MinIO skladište, pa fajlovi mogu da žive na vašem serveru, dok su metapodaci u bazi.
Kako radi pretraga skeniranih dokumenata?
OCR čita tekst iz skeniranih dokumenata, pa ih možete naći po sadržaju, a ne samo po imenu fajla.
Da li je dobra za knjigovodstvene agencije?
Da, posebno. Jedan nalog vodi više firmi uz potpunu izolaciju i kontrolu pristupa po klijentu.
Da li je usklađena sa propisima o arhiviranju?
Da. Rokovi čuvanja i integritet dokumenata su deo sistema, u skladu sa domaćim propisima o e-arhivi.