Ovaj dodatak važi kada poslovni korisnik kroz GoSimple aplikacije obrađuje podatke trećih lica (kupaca, klijenata, zaposlenih, dobavljača, iz računa i dokumenata). Deo je Uslova korišćenja i dopunjuje Politiku privatnosti.
Ovaj Dodatak o obradi podataka čini sastavni deo Uslova korišćenja, Politike privatnosti i ugovornog odnosa između GoSimple i poslovnog korisnika. Važi od trenutka kada korisnik prihvati Uslove korišćenja, kreira nalog, aktivira uslugu, zaključi pretplatu ili koristi GoSimple aplikaciju za obradu podataka trećih lica.
DPA može biti prihvaćen elektronski i ima dejstvo pravno obavezujućeg akta između korisnika kao rukovaoca i GoSimple kao obrađivača.
Korisnik je odgovoran za zakonitost obrade podataka koje unosi u GoSimple, uključujući postojanje pravnog osnova za prikupljanje, unos, čuvanje, obradu i deljenje podataka trećih lica. Korisnik je odgovoran za:
Korisnik daje GoSimple opšte dokumentovano uputstvo da obrađuje podatke u meri potrebnoj za pružanje, održavanje, zaštitu i unapređenje ugovorene usluge.
Predmet obrade je pružanje GoSimple aplikacija i povezanih usluga. Obrada obuhvata prijem, unos, čuvanje, organizovanje, prikaz, pretragu, izmenu, klasifikaciju, izvoz, brisanje, izradu rezervnih kopija, tehničku obradu, sinhronizaciju, automatsku obradu, OCR i AI obradu kada je korisnik pokrene, integracije i druge radnje potrebne za rad izabrane usluge.
Svrha je omogućavanje korisniku da koristi GoSimple za svoje poslovanje (dokumenti, računi, kupci, klijenti, dobavljači, proizvodi, zadaci, porudžbine, fiskalne i poslovne evidencije, izveštaji, automatizacije). GoSimple obrađuje podatke samo u meri potrebnoj za pružanje usluge, održavanje, podršku, bezbednost, rezervne kopije, sprečavanje zloupotreba, izvršenje korisnikovih uputstava i zakonske obaveze koje se primenjuju na GoSimple.
Vrste podataka zavise od aplikacije, paketa i načina korišćenja i mogu obuhvatiti: identifikacione i kontakt podatke; poslovne podatke; podatke o firmama, preduzetnicima i pravnim licima; podatke o kupcima, klijentima, dobavljačima, zaposlenima i saradnicima; podatke iz računa, faktura, ponuda, porudžbina i dokumenata; podatke o proizvodima, cenama, zalihama i prometu; finansijske, poreske i knjigovodstvene podatke; dokumente, PDF, slike i priloge; podatke iz OCR i AI obrade; tehničke podatke, logove i audit logove.
Kategorije lica mogu obuhvatiti: kupce, klijente, dobavljače, zaposlene, saradnike, korisnike poslovnog korisnika, kontakte, zakonske zastupnike, odgovorna lica i druga lica čiji se podaci nalaze u dokumentima ili evidencijama koje korisnik unese.
Korisnik je odgovoran za unos posebnih kategorija podataka o ličnosti, podataka dece, JMBG-a, zdravstvenih podataka, podataka o krivičnim osudama, poverljivih dokumenata i drugih rizičnih podataka. GoSimple ne zahteva unos takvih podataka kao uslov korišćenja osnovnih funkcija, osim kada je takva obrada deo korisnikovog poslovnog procesa i kada korisnik za to ima odgovarajući pravni osnov.
GoSimple se obavezuje da:
GoSimple obezbeđuje da zaposleni, saradnici i druga ovlašćena lica sa pristupom podacima budu obavezani poverljivošću ili da podležu odgovarajućoj zakonskoj obavezi čuvanja poverljivosti. Pristup je ograničen na lica kojima je potreban radi pružanja usluge, podrške, održavanja, bezbednosti ili izvršenja ugovornih i zakonskih obaveza.
Korisnik daje GoSimple opšte pismeno ovlašćenje da angažuje podobrađivače potrebne za pružanje, održavanje, zaštitu i unapređenje usluge, npr. za: hosting i cloud infrastrukturu, bazu, skladište fajlova, transakcione e-mailove, newsletter, naplatu, podršku, analitiku, praćenje grešaka, bezbednosne alate, AI, OCR, integracije i druge tehničke potrebe.
GoSimple sa podobrađivačima zaključuje ugovore ili pravno obavezujuće akte koji obezbeđuju poverljivost i mere zaštite u skladu sa ovim DPA. GoSimple održava listu kategorija podobrađivača i na zahtev može dostaviti dodatne informacije, u meri u kojoj to dopuštaju bezbednosni i ugovorni razlozi. O značajnoj promeni podobrađivača korisnika obaveštavamo razumnim kanalom (sajt, nalog, e-mail); korisnik može uložiti obrazložen prigovor zasnovan na stvarnom i dokumentovanom riziku.
GoSimple primenjuje tehničke, organizacione i kadrovske mere zaštite zasnovane na dobrim praksama informacione bezbednosti i principima ISO/IEC 27001. Mere mogu uključivati:
Konkretne mere mogu zavisiti od aplikacije, paketa, tehničke arhitekture i posebnog ugovora.
GoSimple stavlja korisniku na raspolaganje razumne informacije potrebne za dokazivanje ispunjenosti obaveza obrađivača, u meri u kojoj se odnose na uslugu koju korisnik koristi. Na zahtev možemo dostaviti bezbednosnu dokumentaciju, opis mera, listu kategorija podobrađivača ili druge relevantne informacije, uz poštovanje poverljivosti, poslovnih tajni i bezbednosti sistema.
Detaljna provera, audit, popunjavanje upitnika, izdavanje posebne dokumentacije ili pregled sistema mogu biti predmet posebnog dogovora, naročito kod enterprise, white-label ili namenskih ugovora.
Ako se lice obrati direktno GoSimple-u u vezi sa podacima koje korisnik obrađuje kao rukovalac, prosleđujemo zahtev korisniku ili upućujemo lice da se obrati korisniku. U meri u kojoj je tehnički moguće, pomažemo korisniku da odgovori na zahteve za pristup, ispravku, brisanje, ograničenje, prenosivost, prigovor i druga prava. Korisnik odlučuje da li će zahtev usvojiti, odbiti ili ograničiti; GoSimple postupa po uputstvu korisnika, osim kada je drugačije propisano zakonom.
GoSimple bez nepotrebnog odlaganja obaveštava korisnika o povredi podataka koja utiče na podatke koje obrađuje u ime korisnika, nakon što za nju sazna. Obaveštenje, u meri u kojoj su informacije dostupne, sadrži:
Korisnik kao rukovalac odlučuje o obaveštavanju Poverenika (bez nepotrebnog odlaganja, kada je moguće u roku od 72 časa) i pogođenih lica, osim kada GoSimple ima sopstvenu zakonsku obavezu. GoSimple pruža razumnu pomoć radi ispunjenja tih obaveza.
Podaci se mogu obrađivati u Srbiji, EU i drugim državama u kojima se nalaze GoSimple, njegovi dobavljači ili podobrađivači. Kada se podaci prenose u državu za koju nije utvrđen primeren nivo zaštite, primenjujemo odgovarajuće mere (npr. standardne ugovorne klauzule, ugovorne obaveze, tehničke mere). Korisnik daje uputstvo i ovlašćenje za takav prenos kada je potreban za pružanje usluge, podobrađivače, AI/OCR, e-mail, podršku, analitiku, naplatu, bezbednost ili druge funkcije koje koristi.
Kada korisnik koristi OCR, AI asistenta, automatsko prepoznavanje dokumenata, klasifikaciju, generisanje izveštaja, predloge odgovora ili sličnu funkciju, GoSimple obrađuje poslate podatke radi izvršenja korisnikovog uputstva. Korisnik je odgovoran da za takve podatke ima pravni osnov. AI i automatizovani rezultati imaju pomoćni karakter i korisnik ih proverava pre poreske, knjigovodstvene, pravne, finansijske, tehničke, javne ili poslovno važne upotrebe. Spoljni AI/OCR dobavljači tretiraju se kao podobrađivači po ovom DPA.
Po prestanku usluge korisnik može zatražiti izvoz podataka u tehnički dostupnom formatu, kada je podržan. Na zahtev brišemo ili vraćamo podatke koje obrađujemo u ime korisnika, osim onih koje moramo čuvati po zakonu ili radi zaštite prava, sporova, bezbednosti ili sprečavanja zloupotreba. Podaci u aktivnim sistemima brišu se u razumnom roku; podaci u rezervnim kopijama mogu ostati do isteka ciklusa bekapa, uz ograničen pristup i bez aktivne upotrebe, osim kada je obnova potrebna radi kontinuiteta, bezbednosti ili zakonske obaveze.
Korisnik je odgovoran za upravljanje nalogom, radnim prostorima, firmama, korisnicima, administratorima, ulogama, dozvolama, deljenim linkovima, API ključevima i integracijama. GoSimple obrađuje podatke u skladu sa podešavanjima i radnjama koje korisnik, njegovi administratori ili ovlašćeni članovi tima izvrše u aplikaciji.
Korisnik procenjuje da li obrada koju vrši kroz GoSimple zahteva procenu uticaja na zaštitu podataka ili druge posebne mere. GoSimple, uzimajući u obzir prirodu obrade i dostupne informacije, pruža razumnu pomoć u vezi sa procenom rizika, procenom uticaja i prethodnim konsultacijama sa nadležnim organom, kada je primenljivo i tehnički izvodljivo. Detaljna pomoć, dokumentacija ili posebna analiza mogu biti predmet posebnog dogovora.
GoSimple može imenovati lice za zaštitu podataka o ličnosti kada je to zakonski obavezno ili poslovno potrebno. Kada je imenovano, njegovi kontakt podaci biće objavljeni u Politici privatnosti ili na posebnoj strani. Za pitanja u vezi sa ovim DPA koristi kontakt formu.
Ovaj dodatak važi dok korisnik koristi GoSimple za obradu podataka trećih lica. Izmene objavljujemo na ovoj strani sa datumom ažuriranja.
Za pitanja o obradi podataka i posebne ugovorne aranžmane, javi nam se preko kontakt formu.
